NHÂN VIÊN LỄ TÂN HÀNH CHÍNH (NSDLD/144707)

1. Đón tiếp và hỗ trợ khách hàng, đối tác

Chào đón: Chào đón khách hàng, đối tác, ứng viên hoặc khách đến công ty với thái độ lịch sự, chuyên nghiệp và niềm nở.

Hỗ trợ định hướng: Hỏi rõ mục đích đến của khách, liên hệ với nhân sự/phòng ban liên quan ra đón hoặc hướng dẫn khách đến đúng phòng họp, khu vực làm việc.

Cung cấp thông tin: Giải đáp các thông tin cơ bản về công ty hoặc chỉ dẫn các tiện ích tại văn phòng.

2. Quản lý thông tin liên lạc

Tổng đài điện thoại: Nghe điện thoại gọi đến công ty, trả lời thắc mắc hoặc chuyển cuộc gọi đến đúng người phụ trách.

Email và tin nhắn: Tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi hoặc chuyển tiếp email, tin nhắn từ khách hàng đến các bộ phận chức năng.

Truyền đạt thông tin: Làm cầu nối truyền đạt thông tin, lịch công tác từ Ban Giám đốc hoặc các phòng ban.

3. Công việc văn thư và hành chính

Quản lý thư từ, bưu phẩm: Tiếp nhận, phân loại, ký nhận và bàn giao thư từ, bưu phẩm, tài liệu gửi đến hoặc gửi đi từ công ty.

Quản lý phòng họp:

1. Công tác lễ tân:

· Đón tiếp, hướng dẫn khách; tiếp nhận và chuyển tiếp điện thoại, thư từ, thông tin liên hệ.

· Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và các điều kiện phục vụ tiếp khách, hội họp.

· Duy trì hình ảnh khu vực lễ tân, phòng khách và phòng họp chuyên nghiệp, ngăn nắp.

2. Công tác văn thư, lưu trữ:

· Tiếp nhận, phân loại, theo dõi và chuyển giao công văn, giấy tờ đến/đi.

· Thực hiện in ấn, photocopy, scan, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.

· Quản lý việc sử dụng con dấu theo phân quyền; đảm bảo hồ sơ đầy đủ, khoa học và bảo mật.

3. Công tác hành chính văn phòng:

· Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, vật tư và cơ sở vật chất văn phòng.

· Giám sát chất lượng công việc của nhân viên tạp vụ, bảo vệ và các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính.

· Điều phối xe phục vụ công tác; phối hợp theo dõi lịch xe, bảo dưỡng và các thủ tục liên quan.

· Theo dõi chi phí, hợp đồng

Quyền từ chối hoặc yêu cầu xác minh: Được quyền từ chối tiếp khách vãng lai không rõ danh tính, không có lịch hẹn trước, hoặc yêu cầu khách/đối tác xuất trình giấy tờ tùy thân, đăng ký thông tin ra vào theo đúng nội quy bảo mật và an ninh của công ty.

Quyền điều phối và sắp xếp: Có quyền chủ động sắp xếp, phân bổ lịch sử dụng phòng họp, lịch tiếp khách của ban lãnh đạo hoặc các phòng ban khác để tránh xung đột thời gian.

Quyền yêu cầu cung cấp thông tin: Được quyền liên hệ và yêu cầu các bộ phận, phòng ban cung cấp thông tin chính xác về lịch công tác, danh sách khách mời, hoặc người phụ trách để hướng dẫn hoặc chuyển tiếp cuộc gọi, bưu phẩm cho đúng đối tượng.

Quyền đề xuất và kiến nghị: Có quyền đề xuất với quản lý trực tiếp hoặc bộ phận hành chính về việc mua sắm bổ sung văn phòng phẩm, trang thiết bị tại sảnh, cải tiến quy trình đón tiếp khách, hoặc nâng cấp hệ thống tổng đài/an ninh.

Quyền xử lý các tình huống khẩn cấp tại sảnh...