Nhân viên hành chính (NSDLD/146923)

1. Công tác văn thư và lưu trữ

Tiếp nhận và xử lý văn bản: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại và chuyển giao công văn, giấy tờ, thư từ đi và đến doanh nghiệp.

Soạn thảo văn bản: Soạn thảo các thông báo, quyết định, biên bản, công văn theo yêu cầu của cấp trên hoặc các bộ phận.

Lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp, quản lý và lưu trữ hệ thống tài liệu, hợp đồng, hồ sơ công ty một cách khoa học, dễ tra cứu.

2. Quản lý cơ sở vật chất, hậu cần và văn phòng phẩm

Theo dõi tài sản: Quản lý, kiểm kê và theo dõi tình hình sử dụng trang thiết bị, máy móc, tài sản cố định của công ty.

Mua sắm hậu cần: Định kỳ đề xuất mua sắm văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, nước uống, điện, nước và các vật tư phục vụ sinh hoạt.

Bảo trì, sửa chữa: Liên hệ đơn vị sửa chữa khi máy móc, trang thiết bị, đường điện, nước hoặc văn phòng gặp sự cố.

Phụ trách công văn, chứng từ đến và đi theo yêu cầu;

Quản lý, mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, nước uống, đồ dùng văn phòng;

Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị công ty;

Phối hợp thanh toán các chi phí văn phòng phát sinh;

Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển cho Nhân viên, Ban Giám đốc, khách hàng;

Hỗ trợ công tác hành chính cho các phòng ban trong Công ty;

Tham gia tổ chức các hoạt động nội bộ, truyền thông nội bộ, gắn kết nhân viên, sinh

nhật, lễ/tết và các chương trình văn hóa doanh nghiệp;

Thực hiện các công việc khác theo phân công của cán bộ quản lý cấp trên.

Quyền đề xuất và kiến nghị: Được đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc văn phòng, mua sắm trang thiết bị, hoặc cải thiện điều kiện làm việc chung.

Quyền kiểm tra và yêu cầu:

• Có quyền yêu cầu các phòng ban khác tuân thủ đúng nội quy, quy định chung của công ty (về giờ giấc, vệ sinh, sử dụng tài sản chung, gửi báo cáo đúng hạn).

• Kiểm tra việc sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị của các bộ phận.

Quyền từ chối: Từ chối thanh toán hoặc cấp phát văn phòng phẩm, tài sản nếu không đúng quy chế hoặc chưa có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

Quyền đại diện/liên hệ: Đại diện công ty làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ hành chính (văn phòng phẩm, bảo trì, điện nước, chuyển phát nhanh...) trong phạm vi được phân công.

Quyền bảo mật: Được quyền yêu cầu cung cấp các thông tin nội bộ cần thiết để phục vụ công việc và có trách nhiệm bảo mật các thông tin nhân sự, tài liệu quan trọng của công ty.