Sales Admin (NSDLD/144098)

1. Xử lý và quản lý đơn hàng

Tiếp nhận & kiểm tra: Nhận đơn đặt hàng từ nhân viên sales hoặc khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ của thông tin, số lượng và giá cả.

Nhập hệ thống: Đưa dữ liệu đơn hàng vào hệ thống quản lý (ERP, CRM hoặc Excel).

Phối hợp giao nhận: Chuyển thông tin đơn hàng sang bộ phận kho, vận chuyển để tiến hành đóng gói và giao hàng đúng tiến độ.

Xuất hóa đơn & chứng từ: Phối hợp với bộ phận kế toán để làm thủ tục xuất hóa đơn, phiếu xuất kho.

2. Quản lý hồ sơ và dữ liệu khách hàng

Lưu trữ thông tin: Cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu về khách hàng, đối tác, hợp đồng mua bán, bảng báo giá.

Soạn thảo văn bản: Soạn thảo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thư ngỏ, báo giá và các công văn hành chính theo yêu cầu của cấp trên.

3. Theo dõi công nợ và tài chính

Kiểm soát công nợ: Theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng, đôn đốc công nợ đến hạn.

Lập báo giá, chuẩn bị chứng từ và hồ sơ liên quan cho khách hàng.

Tiếp nhận, lên đơn hàng và kiểm tra chính sách giá, chiết khấu theo từng phân khúc khách hàng.

Cập nhật, theo dõi số liệu xuất – nhập – tồn kho, bao gồm hàng NCC trả về, hàng khách trả và đơn hoàn trên sàn.

Theo dõi và điều phối giao hàng, đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng tiến độ.

Cập nhật sản phẩm, đơn hàng mới trên các sàn và đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý nội bộ.

Đối soát đơn hàng, tiền về và hóa đơn với bộ phận Kế toán theo ngày/tháng/năm.

Lập kế hoạch đặt hàng và thực hiện các báo cáo xuất – nhập – tồn, báo cáo tồn kho định kỳ.

Thực hiện các công việc khác khi được phân công từ TBP.

1. Quyền hạn về thông tin và dữ liệu

Truy cập và quản lý dữ liệu: Được quyền xem, cập nhật, chỉnh sửa và quản lý cơ sở dữ liệu về khách hàng, đối tác, sản phẩm, giá bán và đơn hàng trên hệ thống CRM, ERP hoặc Excel.

Đề xuất phân loại khách hàng: Được quyền đề xuất phân nhóm khách hàng (khách VIP, khách sỉ, khách lẻ...) để áp dụng chính sách bán hàng hoặc chiết khấu tương ứng.

2. Quyền hạn trong quy trình xử lý đơn hàng & hợp đồng

Kiểm tra và xác nhận: Có quyền kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, báo giá, kiểm kho và đối soát công nợ trước khi trình cấp trên phê duyệt.

Thảo luận và soạn thảo: Được quyền chủ động soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng, biên bản thanh lý dựa trên khung quy định sẵn của công ty.

Yêu cầu phối hợp: Có quyền điều phối hoặc yêu cầu các bộ phận liên quan (Kế toán xuất hóa đơn, Kho giao hàng, Marketing hỗ trợ tài liệu) thực hiện các bước trong quy trình bán hàng.

3. Quyền hạn đại diện và liên lạc