Nhân viên đặt chỗ (Nhật Bản) (NSDLD/146907)

Tiếp nhận và xử lý đặt phòng:

• Xử lý các yêu cầu đặt phòng qua điện thoại, email, hệ thống trực tuyến hoặc các trang OTA (Rakuten Travel, Jalan, Booking.com, Expedia, v.v.).

• Hỗ trợ khách hàng giải đáp thắc mắc về giá phòng, loại phòng, chính sách hủy, và các dịch vụ đi kèm.

Quản lý dữ liệu hệ thống:

• Nhập liệu và cập nhật chính xác thông tin đặt phòng, thông tin khách hàng vào hệ thống quản lý khách sạn (PMS như OPERA...).

• Theo dõi tình trạng phòng trống (空室) và kín phòng (満室) để tối ưu hóa công suất phòng.

Phối hợp nội bộ:

• Trao đổi thông tin với bộ phận Lễ tân (フロント), Buồng phòng (Housekeeping) và Kinh doanh (Sales) về các nhóm khách đoàn (団体予約), khách VIP, hoặc các yêu cầu đặc biệt của khách (ăn kiêng, kỷ niệm sinh nhật, dặn dò riêng).

Tuân thủ tiêu chuẩn Omotenashi (lònghiếu khách Nhật Bản):

• Đảm bảo giao tiếp bằng tiếng Nhật và ngoại ngữ (thường là tiếng Anh) đạt chuẩn mực lịch sự cao (Keigo - kính ngữ trong thương mại và dịch vụ)...

Đặt chỗ theo yêu cầu của Bộ phận Kinh doanh - Đặt chỗ / xem xét lại / hoàn tất / theo dõi / xác nhận lại các đặt chỗ do Bộ phận Kinh doanh gửi đến - Cập nhật và thảo luận về các nhà cung cấp và sản phẩm mới với Bộ phận Hợp đồng và Sản phẩm. - Cập nhật các sửa đổi của nhà cung cấp và thông báo cho các bộ phận liên quan: Kinh doanh, Hợp đồng, Tiếp thị và Sản xuất - Lập báo cáo phải trả hàng tháng và chuyển báo cáo cho Quản lý Vận hành - Giám sát, theo dõi và giải quyết các vấn đề phát sinh từ nhà cung cấp - Kiểm tra trước các dịch vụ để đảm bảo tất cả các dịch vụ đã được đặt trước khi khách hàng đến - Trực tiếp giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi và chịu trách nhiệm về mọi vấn đề phát sinh và mọi chi phí phát sinh - Cập nhật các vấn đề trong báo cáo sự cố và chuyển chúng cho Bộ phận Kiểm soát Chất lượng 2. Nhiệm vụ khác: - Xem xét chất lượng của nhà cung cấp với Bộ phận Hợp đồng / Sản xuất - Cập nhật và thực hiện tất cả các cam kết, chính sáchs...

Quyền tiếp cận và điều chỉnh thông tin:

• Được phép truy cập vào hệ thống quản lý đặt chỗ của khách sạn để kiểm tra, xác nhận, chỉnh sửa hoặc hủy các giao dịch đặt phòng theo đúng phân cấp và quy chế nội bộ.

Quyền đề xuất và tư vấn:

• Đề xuất các giải pháp tối ưu giá bán hoặc điều phối phòng trong các mùa cao điểm/sự kiện đặc biệt phối hợp cùng bộ phận Quản lý doanh thu (Revenue Management) hoặc Trưởng bộ phận.

Quyền từ chối hoặc yêu cầu xác minh:

• Từ chối hoặc yêu cầu khách hàng/đại lý cung cấp thêm thông tin xác thực nếu đặt phòng không đúng với điều kiện, chính sách thanh toán hoặc quy định của khách sạn.

Quyền báo cáo và phối hợp:

• Trực tiếp đề xuất phương án giải quyết với Quản lý đặt phòng (Reservation Manager) hoặc Quản lý ca trực khi gặp các sự cố quá tải, tranh chấp đặt chỗ hoặc yêu cầu đặc thù từ khách hàng VIP.