Nhân viên điều hành tour du lịch (nói tiếng Anh) (NSDLD/146903)

1. Thiết kế và lập kế hoạch tour (Itinerary Design & Planning):

• Xây dựng lịch trình tour chi tiết bằng tiếng Việt và tiếng Anh cho khách (Inbound/Outbound).

• Tính toán chi phí, xây dựng bảng giá (quotation) và các gói dịch vụ du lịch cạnh tranh.

2. Đàm phán và đặt dịch vụ (Booking & Vendor Negotiation):

• Liên hệ, đàm phán hợp đồng và đặt dịch vụ với các đối tác cung ứng bằng tiếng Anh và tiếng Việt: khách sạn, nhà hàng, hãng hàng không, xe vận chuyển, điểm tham quan, hướng dẫn viên.

• Duy trì mối quan hệ tốt với mạng lưới đối tác trong và ngoài nước.

3. Điều phối và giám sát thực hiện tour (Tour Coordination & Execution):

• Phân công nhiệm vụ, giao hồ sơ/chương trình cho Hướng dẫn viên du lịch (Tour Guide).

• Theo dõi tiến trình của đoàn khách trong suốt chuyến đi qua hệ thống liên lạc.

• Trực tiếp giao tiếp, hỗ trợ khách hàng hoặc đối tác nước ngoài qua email, điện thoại, tin nhắn bằng tiếng Anh trước, trong và sau tour.

Nhiệm vụ chính: Biên soạn và kiểm tra lại tất cả thông tin nhận được - Kiểm tra kỹ lưỡng các chương trình mới và thông báo cho Bộ phận Kinh doanh hoặc Nhân viên Đặt chỗ trong trường hợp có bất kỳ vấn đề bất hợp lý nào - Đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng (yêu cầu xác nhận từ Bộ phận Kinh doanh để đảm bảo tất cả thông tin nhận được là chính xác) Thực hiện chương trình hoạt động - Xây dựng chương trình tour và chuẩn bị tài liệu cho hướng dẫn viên: kiểm tra lại tất cả các dịch vụ, thêm ghi chú cho hướng dẫn viên với những lưu ý đặc biệt liên quan đến hồ sơ của khách du lịch, chuẩn bị quà chào mừng, vé tham quan, phiếu đăng ký du lịch, v.v. Chuyển giao hồ sơ cho hướng dẫn viên - Tóm tắt chương trình cẩn thận cho hướng dẫn viên, chú ý đến những điểm bán hàng độc đáo so với điểm đến ban đầu - Gọi điện và chuyển giao hồ sơ cho hướng dẫn viên trước năm ngày vào mùa thấp điểm và ba ngày vào mùa cao điểm Theo dõi, giám sát và giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi...

1. Quyền đàm phán và lựa chọn dịch vụ:

• Được quyền lựa chọn, đề xuất hoặc thay thế các nhà cung cấp dịch vụ (nhà hàng, khách sạn, xe cộ) trong phạm vi ngân sách và tiêu chuẩn của công ty.

• Đàm phán giá cả, chiết khấu hoặc các chính sách ưu đãi với đối tác cung ứng để tối ưu lợi nhuận tour.

2. Quyền điều phối và phân công nhân sự:

• Được quyền điều phối lịch làm việc, phân công hoặc thay đổi Hướng dẫn viên du lịch phụ trách đoàn tùy theo tình hình thực tế và năng lực của hướng dẫn viên.

• Đưa ra các chỉ dẫn nghiệp vụ bắt buộc đối với hướng dẫn viên và các bộ phận hỗ trợ hiện trường trong suốt hành trình tour.

3. Quyền xử lý tình huống khẩn cấp:

• Được quyền chủ động đưa ra quyết định thay đổi lịch trình, phát sinh chi phí trong hạn mức cho phép của công ty để xử lý kịp thời các sự cố khẩn cấp (thiên tai, tai nạn, khách bệnh nặng...), sau đó báo cáo lại cấp trên.