Nhân viên văn thư (Hà Nội) (NSDLD/146983)

Quản lý văn bản đến:

• Tiếp nhận, đăng ký, trình lãnh đạo phê duyệt và chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân liên quan; đôn đốc việc giải quyết.

• Xử lý ngay các văn bản đến có mức độ khẩn ("Hỏa tốc", "Thượng khẩn", "Khẩn").

Quản lý văn bản đi:

• Tiếp nhận các dự thảo văn bản để kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày.

• Ghi số, ngày tháng năm, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật/khẩn (nếu có).

• Thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Quản lý con dấu và thiết bị khóa bí mật:

• Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác theo quy định.

• Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật (chữ ký số chuyên dùng Chính phủ) phục vụ việc ký số văn bản.

Lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu:

• Hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận, cá nhân lập hồ sơ công việc.

• Sắp xếp, bảo quản, tra cứu và phục vụ việc khai thác bản lưu văn bản giấy lẫn văn bản điện tử.

Đọc SOP của các khách hàng được phân công

Gửi chi tiết bill cho hãng tàu/forwarder trước cut off , kiểm tra bill.

Đánh bill và làm debit note cho shippers.

Làm các bước liên quan đến thanh toán.

Kiểm tra toàn bộ chứng từ và dữ liệu trên hệ thống của 1 lô hàng và gửi cho khách hàng đúng hạn.

Hoàn thành các công việc theo đúng KPI yêu cầu.

Hỗ trợ làm thêm các công việc khác được phân công.

Được quyền từ chối ban hành/đóng dấu: Có quyền từ chối tiếp nhận, phát hành hoặc đóng dấu đối với các văn bản, dự thảo chưa đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định hoặc chưa có chữ ký của người có thẩm quyền.

Yêu cầu cung cấp thông tin/đôn đốc: Được quyền đôn đốc các phòng ban, cá nhân trong cơ quan thực hiện đúng tiến độ giải quyết văn bản đến hoặc giao nộp hồ sơ tài liệu đến hạn lưu trữ.

Được bảo đảm về chế độ, nghiệp vụ:

• Được trang bị các phương tiện làm việc, phần mềm quản lý văn bản (như DOffice, MISA AMIS...), máy scan, máy in.

• Được hưởng các chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm hoặc phụ cấp độc hại (nếu thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc cơ quan nhà nước theo quy định về ngạch văn thư viên).

Được bảo mật thông tin: Có quyền và trách nhiệm yêu cầu giữ bí mật đối với các tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc các văn bản nội bộ chưa được phép công khai.