Trợ Lý Điều Hành (NSDLD/145189)

Quản lý lịch trình và thời gian: Lên kế hoạch, sắp xếp và điều chỉnh lịch họp, lịch công tác, gặp gỡ đối tác và các sự kiện cá nhân/công việc cho lãnh đạo.

Hỗ trợ chuẩn bị họp và tài liệu: Soạn thảo chương trình họp, tổng hợp báo cáo, chuẩn bị slide thuyết trình, biên bản cuộc họp và các tài liệu chiến lược.

Làm cầu nối thông tin: Tiếp nhận, sàng lọc và truyền đạt thông tin giữa lãnh đạo với các phòng ban trong công ty, khách hàng, đối tác hoặc cơ quan truyền thông.

Hậu cần và công tác phí: Lên kế hoạch đi lại (đặt vé máy bay, khách sạn, lịch trình di chuyển) và xử lý các thủ tục liên quan đến chi phí, công tác phí.

Giám sát tiến độ: Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chỉ đạo, kế hoạch hoặc dự án của các phòng ban theo phân công của lãnh đạo.

Bảo mật thông tin: Nắm giữ và xử lý các thông tin nhạy cảm, tài liệu mật của doanh nghiệp và ban lãnh đạo.

1. Hỗ trợ điều hành

Xây dựng, cập nhật và giám sát thực hiện các quy trình nội bộ, đề xuất cải tiến quy trình nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu chi phí vận hành

Làm việc với các bộ phận tìm và xử lý điểm nghẽn vận hành

2. Quản lý lịch làm việc và công tác

Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác cho Giám đốc.

Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, biên bản họp và theo dõi việc thực hiện các nội dung sau họp.

Phối hợp tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ và đối ngoại.

3. Điều phối và kết nối

Là đầu mối liên lạc giữa Giám đốc với các phòng ban, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng.

Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện công việc đúng tiến độ.

Hỗ trợ xử lý các công việc phát sinh theo chỉ đạo của Giám đốc.

Điều phối các dự án mới (AI, cải tiến vận hành….)

Quyền đại diện truyền đạt: Được lãnh đạo ủy quyền để truyền đạt các mệnh lệnh, quyết định hoặc thông báo đến các trưởng bộ phận và nhân viên.

Quyền chủ động sắp xếp: Có quyền từ chối, sắp xếp lại hoặc ưu tiên các cuộc hẹn, lịch làm việc của khách hàng hoặc nhân viên với lãnh đạo dựa trên tầm quan trọng.

Quyền yêu cầu báo cáo: Được quyền yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin, số liệu, báo cáo tiến độ công việc để tổng hợp trình lên lãnh đạo.

Quyền đại diện trong phạm vi ủy quyền: Thay mặt lãnh đạo giải quyết một số vấn đề hành chính sự vụ hoặc ký duyệt các văn bản/thủ tục nhất định khi được phân công bằng văn bản hoặc quy chế cụ thể.